Verantwoordelijke Naleven Privacywetgeving:
Secretaris: Vynckier Lode
De “Roeselaarse Wijn-En Biergilde” Is Een Ledenorganisatie.
De vereniging stelt zich tot doel het uitbouwen van een vriendenkring met als gemeenschappelijke interesse het zelf maken van confituur, vruchtensap, cider, wijn, fruitwijnen en bier, zoveel mogelijk op basis van lokale vruchten of andere grondstoffen voor eigen consumptie.
Hiertoe zal de vereniging onder meer (niet uitsluitend) volgende activiteiten ontwikkelen:
- Het organiseren van lesavonden over onderwerpen die verband houden met het doel van de vereniging.
- Het deelnemen aan activiteiten allerhande, zoals tentoonstellingen, contactavonden en beurzen, om het zelf maken van wijn en bier te promoten.
- Het organiseren van cursussen over wijn maken en bier maken.
- Het maken, in groepsverband, van bier of wijn + bovengenoemde activiteiten, cider ….
- Het bevorderen van fruitteelt, in het bijzonder van oude variëteiten van lokale fruitsoorten.
- Het verzorgen van publicaties, inclusief op het internet, in verband met het doel van de vereniging.
- Het gezamenlijk aankopen van vruchten, planten en materialen ter bevordering van het doel van de vereniging.
- Het vergaren van kennis over het destilleren van alcohol, of het destilleren zelf, is expliciet uitgesloten van de activiteiten of doelstelling van de RWB.
Zij mag alle activiteiten ondernemen die dit doel kunnen bevorderen. Zij kan in die zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij werd opgericht
Persoonsgegevens:
Van de leden en toegetreden leden worden de volgende gegevens bijgehouden:
Aanspreektitel, naam, voornaam, adres, naam en voornaam van de eventuele partner, telefoonnummer, gsm nummer, e-mailadres, jaar aansluiting club, aanwezigheid op de activiteiten, IP adres en bankgegevens.
Andere Gegevens:
Van zustergilden en derden betrokken bij de werking (sponsors, sprekers, leveranciers,…) wordt de naam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres en bankgegevens bijgehouden.
Verwerking Van De Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden verwerkt op de infrastructuur (computers, tablets en smartphones,…) van de bestuursleden van de gilde en van de gilde zelf.
De persoonsgegevens worden bijgehouden / verwerkt door:
- De bestuursleden van de RWB- gilde.
- Koepelorganisaties Vlaamse wijnmakers gilde vzw (kortweg VWMG) en Vereniging van Ambachtelijke Wijnbouwers, Wijnmakers en Bierbrouwers vzw
Opslag Van Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens van leden en toegetreden leden en de gegevens van zustergilden en derden worden opgeslagen op de google site en de database van de gilde.
Verwerkingsactiviteiten:
- Ledenadministratie: bijgehouden in het wettelijk verplicht ledenregister.
- Leden informeren: de RWB gilde registreert persoonsgegevens van leden, toegetreden leden, zustergilden, het overkoepelend orgaan VWMG vzw en V.A.W. VZW en derden zodat ze hen op de hoogte kan houden van de interne werking en activiteiten via nieuwsbrieven, elektronisch en gedrukte gildekrant of e-mail.
- Activiteiten: de RWB-gilde registreert persoonsgegevens voor de organisatie van activiteiten en registratie van betaling of bestellingen.
- Delen van persoonsgegevens : De gegevens die door de RWB-gilde verzameld zijn, worden gedeeld met de overkoepelende organisatie VWMG vzw en V.A.W. vzw voor wat betreft de leden. De gegevens van de bestuursleden worden gedeeld met de stad Roeselare.
Contracten Voor Delen Van Gegevens En Veiligheidsgaranties :
nog niet opgesteld
Overdracht Persoonsgegevens:
Er worden geen persoonsgegevens overgedragen aan een andere onderneming buiten de hiervoor vermelde instanties.
Legitimiteit Van De Verwerking:
De RWB-gilde verwerkt de persoonsgegevens op basis van de toestemming van de betrokken leden. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van het lidmaatschap RWB-gilde, VWMG vzw en VAW vzw.
De verwerking van de persoonsgegevens van de bestuursleden is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (subsidiedossier stad Roeselare). Hiervoor worden naam, voornaam adres, telefoonnummer en e-mailadres doorgegeven. De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt vanuit het gerechtvaardigd belang van de RWB gilde omdat anders de doelstelling van de organisatie niet gerealiseerd kan worden.
De Persoonsgegevens Worden Als Volgt Gevraagd:
Op vrijwillige basis, doeleinden werden uitgelegd, de mogelijkheid tot intrekken van de toestemming werd medegedeeld, de toestemming gebeurt schriftelijk en kan gecontroleerd worden.
Proportionaliteit:
De RWB Gilde verzamelt en registreert de persoonsgegevens van haar leden en toegetreden leden enkel om te kunnen voldoen aan de doelstelling van de organisatie, zijnde haar leden informeren.
De RWB gilde verzamelt en registreert de persoonsgegevens van haar leden om door te geven aan het overkoepelende orgaan VWMG vzw en VAW vzw teneinde ook door deze te worden te geïnformeerd over hun activiteiten bvb. via het clubblad VAW-Magazine en ten behoeve van de ledenverzekering in het geval dit noodzakelijk zou zijn.
Het is noodzakelijk om al de persoonsgegevens op te vragen, op te slaan en te verwerken om de beoogde doelstelling te bereiken.
De verzamelde gegevens worden niet langer dan nodig bewaard tot maximaal vijf jaar na stopzetting van het lidmaatschap (dit verloopt automatisch op het einde van het jaar en wordt jaarlijks vernieuwd vanaf 01 januari.)
Beveiliging En Vertrouwelijkheid:
Organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang en gebruik, onopzettelijk verlies, vernietiging, beschadiging teneinde de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens te waarborgen.
Hiervoor wordt de toegang tot de gegevens beperkt tot het bestuur van de rwb gilde De persoonsgegevens bevinden zich op de google site van de RWB-gilde. De paswoorden worden gewijzigd van zodra hiertoe noodzaak toe is. Er is geen wachtwoordbeleid met andere personen buiten deze die toegang hebben tot de persoonsgegevens. In geval van datalekken zal hiervan aangifte gedaan worden bij de lokale Politiezone van Roeselare (Pz Riho) mocht dit nodig zijn.
Transparantie:
De RWB gilde heeft een privacyverklaring voor elke activiteit waarbij ze persoonsgegevens vraagt aan de betrokkenen.
De privacyverklaring omvat de volgende punten: identiteit van de organisatie, de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt met een aparte toelichting voor elke activiteit, de wettelijke grondslag voor deze gegevensverwerking, de termijnen waarbinnen de informatie wordt bijgehouden en of de gegevens al dan niet worden doorgegeven aan derden.
Er wordt aan de betrokkenen meegedeeld dat de mogelijkheid bestaat om klacht in te dienen bij de privacy commissie als ze menen dat hun persoonsgegevens niet correct worden verwerkt.
De betrokkenen worden gewezen op hun recht op toegang tot de gegevens, de verbetering, het recht om vergeten te worden.
De RWB gilde krijgt indirect persoonsgegevens van derden, dit zijn namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van bestuursleden van het overkoepelende VWMG vzw V.A.W vzw en zustergilden. De privacyverklaring van de RWB gilde is aanwezig op de activiteiten van de vereniging en kan door iedereen ingekeken worden. Tevens zal de privacy verklaring raadpleegbaar zijn op onze website.
In het ledenblad “gildekrant” wordt ook vermeld dat er een privacyverklaring is die op de activiteiten kan ingekeken worden.
Opgesteld op 16 mei 2018